Bewirtungsbeleg Vorlage

Sie sind auf der Suche nach einer Vorlage für einen Bewirtungsbeleg? Sie wollen sich darüber informieren, wie ein korrekter Bewirtungsbeleg aussehen muss? Sie wollen wissen, wir man den Bewirtungsbeleg ausfüllt? Nachfolgend finden Sie viele hilfreiche Tipps und passende Vorlagen zum Thema Bewirtungsbeleg. Bitte bachten Sie jedoch, dass die nachfolgenden Ausführungen zum Thema Bewirtungsbeleg keine rechtsverbindliche Beratung darstellen können. Im zweifelsfall sollen Sie einen Steuerberater zu Rate ziehen oder sich an das zuständige Finanzamt wenden, das Ihnen für Detailauskünfte gerne zur Verfügung steht.

Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Der Bewirtungsbeleg ist ein Vordruck, mit dem Bewirtungskosten durch Geschäftessen steuerlich abgesetzt werden können. Jedes Essen, dass einen geschäftlichen Bezug hat, egal zu welcher Uhrzeit, kann hierbei geltend gemacht werden. Voraussetzung ist natürlich, dass es sich wirklich um einen geschäftlichen Termin handelt.

Einzelunternehmer und Firmen, können Geschäftsessen mit einem korrekt ausgefüllten Beleg als Kosten abrechnen. Welche Voraussetzungen dabei erfüllt sein müssen und wie ein Bewirtungsbeleg aussehen muss, erfahren Sie in den nachfolgenden Ausführungen.

Wann kann man ein Geschäftsessen absetzen?

Es gibt einige Kriterien, die darüber entscheiden, ob Sie ein Geschäftessen abestzen können oder nicht. Dabei sollten Sie folgende Fragen berücksichtigen:

  • Was war der Anlass für die Bewirtung?
  • Welche Personen wurden bewirtet?
  • Sind die Bewirtungskosten angemessen?
  • Wurde bei dem Essen ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg erstellt?

Fakt ist: Außerbetriebliche Termine, um sich mit Geschäftspartnern, Kunden oder Interessenten zu treffen, sind ein wesentlicher Bestandteil des Beruflebens. Zwangsweise wird bei einem derartigen Terminen auch gegessen und man trifft sich möglicherweise mit einem wichtigen Geschäftspartner lieber in einem schönen Lokal als in einemstickigem Büro. Damit Sie die Kosten für das Essen auch abrechnen dürfen, müssen Sie einen Beleg in Form eines Bewirtungsbeleg vorweisen können. Nur falls Sie die Kosten belegen können, darf dieses Essen von den Steuern abgesetzt werden.

Doch nicht jedes Geschäftessen können Sie vollständig absetzen. Wenn Sie sich mit einem Partner oder Kunden treffen, können Sie bis zu 70% der Kosten geltend machen. Bei internen Terminen – wie zum Beispiel einem Mitarbeiter-Mittagessen – sind bis zu 100% möglich.

Problematisch wird es, wenn an dem Essen nicht nur Personen teilnehmen, die direkt etwas mit dem geschäftlichen Termin zu tun haben. Sobald private Gäste teilnehmen, wird aus dem Geschäftessen automatisch ein privater Termin. Die Möglichkeit, die Kosten für die Mahlzeit geltend zu machen, entfällt dann natürlich. Der Anlass der Bewirtung muss dem abrechnenden Unternehmen dienlich sein in einer wertschöpfenden Weise. Es ist aber nicht vorgeschrieben, wie dies im Einzelfall definiert wird. Derartige Anlässe können zum Beispiel sich anbahnende Geschäftsbeziehungen sein oder Gespräche mit langjährigen Kunden.

Insofern nachgewiesen werden kann, dass es sich um ein Geschäftessen handelt, müssen Sie natürlich auch die Kosten der Bewirtung belegen können. Zudem müssen Sie nachweisen, wer an dem Essen teilgenommen hat und was der Grund des Termins war. Diese Daten werden allesamt auf dem Bewirtungsbeleg erfasst, der dem Finanzamt als konkreter Beleg für die Bewirtungskosten dient.

Bewirtungsbeleg Vorlage

Ein Bewirtungsbeleg, den Sie zusammen mit Ihrer Rechnung bzw. Quittung an die Buchhaltung übergeben, könnte folgermaßen aussehen. Bitte beachten Sie, Rücksprache mit Ihrem Steuerberater oder mit der internen Buchhaltung zu halten, ob die Angaben auf diesem Bewirtunsgbeleg ausreichen. Der nachfolgende Bewirtungsbeleg dient nur als Beispiel. Möglicherweise gelten in jedem Unternehmen andere Richtlinien und Vorgaben. Zudem kann sich die Gesetzeslage ändern und der Bewirtungsblege sollte regelmäßig auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft werden. Der nachfolgende Bewirtungsbeleg dient als Beispiel.

Idealerweise füllen Sie den Beleg direkt vor Ort aus. Der Bewirtungsbeleg sollte mit Ihrem Bewirtungskostenbeleg, den Sie in dem Restaurant erhalten haben, zusammengeheftet werden. Nur so ist eine vollständige Nachweisbarkei der Bewirtungskosten möglich.

Bewirtungsbeleg und Quittung

Es ist empfehlenswert bei einem Geschäftessen den Kellner direkt nach einem Bewirtungsbeleg zu fragen. Statt einer Quittung erhalten Sie dann einen Bewirtungsbeleg auf dem Sie weitere Daten ergänzen können. Eigentlich sollten alle Restaurant eine Kasse besitzen, wo auch Bewirtungsbeleg ausgedruckt werden können

Auf dem Beleg müssen folgende Felder noch per Hand ausgefüllt werdeb:

  • die eigene Person mit vollem Namen
  • die anderen bewirtete(n) Person(en) mit vollem Namen
  • den Anlass der Bewirtung: Dabei sollte der Grund für das Finanzamt plausibel und nachvollziebar sein.
  • die eigene Unterschrift mit Ort und Datum

Sollte der Platz auf dem Beleg nicht ausreichen, ist es auch erlaubt, die Daten auf einem zweiten Blatt zu ergänzen. Der Beleg und das zweite Blatt sollten dann zusammen getackert werden, so dass die beiden Unterlagen zu einem späteren Zeitpunkt für Dokumentationszwecke zur Vergügung stehen. Durch den Beleg soll dokumentiert werden, weran dem Geschäftsessen teilgenommen hat und was der Zweck der Termins war.

Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen

Egal ob Sie als Beleg einen Vordruck verwenden oder die Daten auf einem eigenen Blatt erfassten, nachfolgende Angaben und Daten müssen auf dem Bewirtungsbeleg enthalten sein. Zu beachten ist, dass das Finanzamt nur Bewirtungsbelege anerkennt, wenn diese auch ordnungsgemäß ausgefüllt wurden. Bewirtungsbelege bis EUR 250,00 unterliegen der Vereinfachungsvorschrift nach § 33 UStDV. Die Grenze dieses Betrags wurde erst kürzlich vom Gesetzgeber angepasst. Im Rahmen des Bürokratieentlastungsgesetz II hat der Gesetzgeber die Grenze für Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) rückwirkend zum 01.01.2017 von 150 € auf 250 € angehoben (vgl. blog.handelsblatt.com).

Sie müssen daher „nur“ folgende Angaben enthalten.

  • Datum der Bewirtung bzw. des Geschäftsessen
  • Name und Anschrift des Restaurants
  • Auflistung der Speisen und Getränke
  • Bewirtungskosten also Bruttobetrag und Nettobetrag inkl. der ausgewiesene Umsatzsteuer
  • Trinkgeld, das überreicht wurde

Die obigen Angaben sollten eigentlich auf jeder gängigen Rechnung enthalten sein, die Sie von dem Gastwirt erhalten. Zudem müssen Se folgende Angaben ergänzen:

  • Angaben zu allen Person, die daran teilgenommen haben
  • Firma und Namen der bewirteten Personen
  • Bewirtungsanlass bzw. Zweck des Treffens

Der Bewirtungsbeleg sollte zudem unterschrieben werden. Gerade die drei letzten Punkte, wo Detailangaben zu einzelnen Personen gemacht werden müssen, können aus Platzgründen meist nicht direkt auf dem Beleg geschrieben werden. Daher empfiehlt sich hier die Hinzunahme eines Beiblatts, das mit dem Beleg verbunden wird.